FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Administrasi pendidikan merupakan aspek yang penting dalam pendidikan. Administrasi pendidikan merupakan keseluruhan proses yang diperlukan dalam penyelesaian pekerjaan-pekerjaan personil sekolah untuk mendidik peserta didik. Jadi administrasi ini ditujukkan kepada pendidikan peserta didik secara tidak langsung. Administrasi pendidikan mempunyai beberapa fungsi, yaitu sebagai berikut :

1.      Planning (Perencanaan)

Perencanaan adalah proses yang sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Waterson (1965) mengemukakan bahwa pada hakekatnya perencanaan merupakan usaha sadar, terorganisasi, dan terus menerus dilakukan untuk memilih alternatif tindakan guna mencapai tujuan.

Terdapat sembilan manfaat perencanaan bahwa perencanaan:

1.     Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

2.    Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama

3.    Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran

4.    Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

5.    Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

6.    Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara bagian organisasi

7.    Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

8.    Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

9.    Menghemat waktu, usaha dan dana

Prinsip-prinsip dalam perencanaan:

1.   Perencanaan adalah suatu proses yang berkesinambungan

2.  Perencanaan adalah suatu proses yang komprehensif

3.  Perencanaan hendaklah menghasilkan rencana yang fleksibel dan realistis

4.  Perencanaan harus berorientasi pada tujuan

5.  Perencanaan pendidikan harus memperhitungkan aspek-aspek kuantitatif dan kualitatif pendidikan

6.  Perencanaan pendidikan harus melahirkan rangkaian tindakan yang jelas, terarah, dan menurut prinsip efisiensi dan efektifitas

7.  Perencanaan pendidikan harus didasarkan pada identifikasi fenomena pendidikan yang sedang terjadi

2.     Organizing (Pengorganisasian)

Longenecher (1972) secara umum mendefinisikan pengorganisasian sebagai aktifitas menetapkan hubungan antara manusia dan kegiatan yang dilakukan untuk mrncapai tujuan.

Ada beberapa konsep dalam pengorganisasian yaitu:

·         Tanggung jawab (Responsibility)

·         Wewenang (Authority)

·         Pendelegasian (Delegation)

·         Pertanggung Jawaban (accountability)

·         Struktur organisasi

3.     Staffing (Penyusunan)

Kepegawaian mempunyai fungsi yang sangat penting dimana kepegawaian adalah pengisian sesuatu bidang atau unit dengan personal yang akan melaksanakan tugas kegiatannya. Masalahnya selanjutnya yang perlu diperhatikan didalam kegiatan-kegiatan kepegawaian ialah pemberian motivasi kepada para pegawai agar selalu giat, kesejahteraan pegawai (jasmani maupun rohani), insentif dan penghargaan atas jasa-jasa mereka, konduite dan bimbingan untuk dapat lebih maju, adanya kesempatan meng-upgrade diri, masalah pemberhentian dan pension pegawai.

4.     Directing (Pengarahan)

Suharsimi Arikunto memberikan definisi pengarahan sebagai penjelasan, petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan terhadap pra petugas yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar.

Pengarahan-pengarahan dapat berupa:
1.    Penjelasan tentang apa, mengapa dan bagaimana tugas
2.   Urutan prioritas penyelesaian
3.   Prosedur kerja
4.   Sarana dan sumber yang dapat dirnanfaatkan
5.   Pihak  yang terkait dengan urusannya, langsung maupun tidak langsung
6.    Bagaimana melakukan penilaian terhadap penyelesaian tugas tersebut

5.     Coordinating (Pengkoordinasian)

Koordinasi dapat diwujudkan dengan menggunakan cara-cara antara lain:

1.     Konferensi atau pertemuan lengkap yang mewakili unit kerja

2.    Pertemuan berkala untuk pejabat-pejabat tertentu

3.    Pembentukan panitia gabungan jika diperlukan

4.    Pembentukan badan kooordinasi staff untuk mengkoordinir kegiatan

5.   Mewancarai bawahan untuk mengetahui hal penting yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya

6.    Memorandum atau instruksi berantai

7.    Ada dan tersedianya buku pedoman organisasi dan tata kerja

Adapun manfaat dari pengkoordinasian adalah:

1.     Dengan pengkoordinasian dapat diperoleh kekuatan yang integral dan menyatu sehingga diperoleh hasil gerak organisasi yang kompak, harmonis dan saling menunjang

2.    Dengan pengkoordinasian diharapkan tidak terjadi arus yang simpangsiur antara bidang-bidang yang ada, baik dalam pengambilan keputusan, penginformasian, serta tindakan, ditinjau dari segi arah dan bentuk

6.     Reporting (Pelaporan)

Reporting atau pelaporan adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi baik secara lisan maupun secara tulisan.

7.     Budgeting (Pengangguran)

Pembiayaan adalah kegiatan yang berisi tentang dana dan anggaran. Pembiayaan sekolah adalah kegiatan mendapatkan biaya serta mengelola anggaran pendapatan dan belanja pendidikan menengah

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan itu antara lain:

·        Perencanaan tentang berapa biaya yang akan diperlukan

·        Dari mana dan bagaiamana itu dapat diperoleh/diusahakan

·        Bagaimana penggunaannya

·        Siapa yang akan melaksanakannya

·        Bagaiamana pembukuan dan pertanggung jawabannya

·        Bagaimana pengawasannya

8.     Motivating (Pergerakan)

Fungsi motivasi adalah sebagai pendorong, penentu arah kegiatan, dan penyeleksi kegiatan atau perbuatan pihak yang dimotivasi. Sedangkan tujuan motivasi mencakup tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum berkaitan dengan upaya untuk mendorong dan menggerakkan pihak yang dimotivasi dalam organisasi sehingga ia atau mereka mau dan dapat melakukan tugas dan kegiatan yang diberikan kepadanya dalam upaya melaksanakan rencana yang telah ditetapkan. Adapun tujuan khusus motivasi adalah

·      Tumbuhnya dorongan pada diri seseorang atau kelompok untuk melakukan tugas atau kegiatan dalam upaya mencapai tujuan organisasi

·         Bangkitnya kemauan, keinginan dan harapan pada diri pihak yang dimotivasi sehingga dapat melakukan kegiatan sebagaimana dikehendaki oleh motivator.

9.     Controlling (Pengawasan)

Pengertian pengawasan yang lebih sederhana dikemukakan oleh Johnson (1973: 74) yaitu sebagai fungsi sistem yang melakukan penyesuaian terhadap rencana, mengusahakan agar penyimpangan-penyimpangan tujuan system hanya dalam batas-batas yang dapat ditoleransi.

Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan pengawasan menurut Massie (1973) ialah:

·    Tertuju kepada strategis sebagai kunci sasaran yang menentukan keberhasilan

·         Pengawasan menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan

·  Flexible dan responsive terhadap perubahan –perubahan kondisi dan lingkungan

·  Cocok dengan organisasi pendidikan, misanya organisasi sebagai system terbuka

·         Merupakan control diri sendiri

·         Bersifat langsung yaitu pelaksanaan control ditempat pekerja

·        Memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personnel pendidikan

Pengawasan yang baik adalah yang dapat memanfaatkan profesi dan karier manusia (personnel) secara optimal yaitu:

·         Mengikutsertan mereka menentukan sasaran

·         Menciptakan iklim yang mendorong pengembangan diri

·    Membuat mereka responsive dengan semangat yang menantang. Untuk itu perlu ada suatu system penilaian yang sistematis dan tepat yang dapat memberi gambaran seberapa singkat kualitas yang diperolah.

10.   Evaluating (Penilaian)

Penilaian adalah kegiatan mengumpulkan data pendukung operasional suatu program seperti sumber biaya dan pengaturan keuangan, padahal kegiatan ini lebih tepat disebutinstitutional accounting.

Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah :

·         Memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja, pekejaan tersebut berhasil

·         Menjamin cara bekerja yang efektif dan efisien

·         Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak

·         Memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi